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de syndic en ligne

C’est quoi un syndic de copropriété en ligne ?

Un syndic en ligne, c’est d’abord et avant tout un syndic de copropriété professionnel. Il doit respecter les mêmes obligations légales de la loi Hoguet, à savoir :

• détenir une carte professionnelle ;
• justifier d’une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile professionnelle.

Il est également soumis aux mêmes règles qui régissent l’activité de syndic de copropriété (loi du 10 juillet 1965, loi ALUR, loi ELAN, etc.). C’est dans son mode de fonctionnement et d’administration de l’immeuble que le syndic en ligne se distingue d’un syndic traditionnel. Il s’appuie sur des outils numériques pour proposer des services dématérialisés, afin d’assurer la gestion de la copropriété à des tarifs plus compétitifs. Un syndic en ligne ne dispose pas d’agence physique sur le lieu de la copropriété ; l’administration de l’immeuble est assurée à distance par des professionnels spécialisés. Les échanges entre syndic et copropriétaires s’effectuent eux aussi à distance (tchat, mail, téléphone, visioconférence), tout comme l’organisation de l’assemblée générale. Il s’appuie davantage sur le relai du conseil syndical pour assurer ses missions selon ce modèle tout en garantissant la meilleure qualité de service. C’est en effet grâce à cet investissement des copropriétaires volontaires qu’un syndic en ligne peut proposer des honoraires moins chers qu’un syndic traditionnel, et ainsi faire baisser les charges de copropriété.

Un syndic en ligne, comment ça marche ?

Les missions remplies par le syndic en ligne restent le même qu’un syndic traditionnel :

• La gestion administrative de la copropriété ;
• La gestion financière et la tenue de la comptabilité de l’immeuble ;
• L’entretien des parties communes et la maintenance des équipements collectifs ;
• La représentation du syndicat des copropriétaires.

Le syndic en ligne dispose de professionnels de la gestion de copropriété qui assurent les obligations légales (immatriculation, fiche synthétique, tenue du carnet d’entretien, etc.), enregistrent les opérations comptables, établissent un budget prévisionnel et rappellent à l’ordre les occupants ne respectant pas le règlement de copropriété. En revanche, il ne se déplace dans l’immeuble sauf urgence ; le fonctionnement d’un syndic en ligne sur l’implication d’un copropriétaire référent dans l’immeuble. Ce dernier est mis à contribution pour participer activement à l’organisation de l’assemblée générale des copropriétaires, pour faire l’interface avec les prestataires sur place en cas de travaux ou organiser l’entretien des parties communes entre occupants. Sur ces missions, le syndic en ligne se positionne en assistant à distance et assume les tâches essentielles (convocation, ordre du jour, etc.). À l’heure de la digitalisation de la copropriété impulsée par la loi ALUR et la loi ELAN, le syndic en ligne se distingue par une plateforme conviviale et performante. Dans laquelle chaque copropriétaire peut accéder à l’ensemble des documents de l’immeuble (règlement de copropriété, contrats de prestation et d’assurance, PV d’AG, etc.) ainsi qu’à ceux qui concernent son lot (avis d’appels de fonds, montant des charges, compte individuel, etc.). La plateforme facilite également les échanges à distance avec un professionnel, ainsi que la mise en relation entre copropriétaires.

Quels sont les avantages et inconvénients d’un syndic en ligne ?

La première motivation dans le choix d’un syndic en ligne est financière : ses tarifs sont beaucoup plus bas que ceux d’un syndic traditionnel. Il est possible de diviser les honoraires du syndic par deux, trois ou même quatre ! L’automatisation de certaines tâches de gestion courante, l’absence d’équipes sur place et l’appui du conseil syndical ou d’un copropriétaire référent permettent en effet de réduire drastiquement les coûts pour le syndic en ligne. Les fonctionnalités de la plateforme sont l’autre avantage d’un syndic en ligne. Là où un syndic traditionnel se contente d’un extranet copropriété basique, le syndic en ligne va plus loin avec une appli et/ou des modules de messagerie et de tchat pour un immeuble plus social et collaboratif. Et des professionnels plus réactifs pour répondre aux questions des copropriétaires ! Et avec des copropriétaires plus investis, le syndic en ligne favorise la bonne entente au sein de l’immeuble. En matière d’inconvénients, le syndic en ligne a les défauts de ses qualités. Son interface digitale peut rebuter les copropriétaires les moins à l’aise avec le numérique. L’absence de visites nécessite qu’un copropriétaire ou que le conseil syndical donne de son temps pour jouer le rôle de référent. Et l’organisation à distance des assemblées générales des copropriétaires peut restreindre les débats lors du vote de certaines résolutions sensibles.

Un syndic en ligne, combien ça coûte ?

On l’a dit, le syndic en ligne est beaucoup moins cher qu’un syndic traditionnel. Si certains parlent d’un syndic low cost, ce coût inférieur est avant tout dû à une organisation rationalisée dans laquelle un copropriétaire ou le conseil syndical viennent en appui des professionnels à distance pour assurer une gestion efficace de l’immeuble. Des études régulières indiquent un coût moyen par lot compris entre 200 et 300 euros pour les honoraires d’un syndic traditionnel. C’est deux à trois fois moins avec un syndic en ligne, ce qui constitue une économie substantielle pour le budget d’un ménage. Ce tarif comprend les missions du forfait de base d’un syndic de copropriété ; les prestations hors forfait font l’objet d’une tarification supplémentaire comme des visites sur place, l’organisation d’une AG extraordinaire ou la gestion d’un sinistre.

Comment choisir un syndic en ligne ?

Les copropriétaires ont le pouvoir de choisir un syndic en ligne à travers un vote en assemblée générale. Le choix du syndic est en effet obligatoirement à l’ordre du jour à l’approche de la fin du mandat en cours, d’une durée maximale de trois ans. Le conseil syndical a alors la responsabilité de solliciter des devis auprès de plusieurs syndics afin de permettre aux copropriétaires de se décider, notamment grâce au contrat type qui facilite la comparaison entre les prestations et leur tarification. Il est recommandé d’en demander au moins trois. Un copropriétaire peut se rapprocher du conseil syndical et/ou démarcher lui-même un syndic en ligne afin de le soumettre au choix de l’assemblée générale. Le vote s’effectue à la majorité absolue (article 25). Mais pour s’assurer que la majorité des voix se porte sur ce choix, celui qui porte ce projet a tout intérêt à effectuer un travail de pédagogie auprès des autres copropriétaires afin d’exposer le fonctionnement et les avantages d’un syndic en ligne. Il est également possible de changer pour un syndic en ligne en cours de mandat, lorsque le syndic est coupable d’un manquement relevant d’une faute grave aux yeux de l’AG.

Quelle copropriété a intérêt à opter pour un syndic en ligne ?

Le mode de fonctionnement d’un syndic en ligne convient à une petite copropriété. Un immeuble comprenant 15 lots ou moins ne nécessite pas en effet un lourd suivi en termes de gestion et d’administration :

• il est rare qu’il nécessite un employé d’immeuble ;
• pas ou peu de prestataire(s) en charge de l’entretien des parties communes ;
• moins d’équipements collectifs (ascenseur, piscine, etc.) ;
• une fréquence de travaux plus faible en raison d’un bâtiment de taille plus modeste.

Par ailleurs, l’ordonnance du 30 octobre 2019 a simplifié la gestion des petites copropriétés avec la mise en place d’un régime spécifique en deçà de 5 lots et 150 000 euros de budget prévisionnel sur trois ans consécutifs. La comptabilité y est simplifiée et les décisions peuvent être prises hors AG. L’administration à distance d’une petite copropriété est d’autant plus pertinente que les syndics traditionnels rechignent à prendre en charge ces ensembles moins rémunérateurs pour eux. Ils se montreront moins enclins à proposer des tarifs attractifs pour décrocher le mandat, et également moins réactifs qu’un syndic en ligne facilement joignable. Par ailleurs, il sera plus facile pour le président du conseil syndical ou le copropriétaire référent d’échanger avec les occupants pour trouver un consensus dans l’entretien des parties communes et la tenue des assemblées générales. Et contrairement à un syndic bénévole, il bénéficie de l’assistance d’un professionnel ce qui limite fortement le temps qu’il accorde à la copropriété.