Rendez-vous incontournable de la vie d’un immeuble, l’assemblée générale est le lieu où sont débattues, puis votées, toutes les décisions relatives à la gestion et à l’entretien quotidiens de la copropriété. En ce sens, il est primordial que chaque copropriétaire puisse y intervenir ou, à défaut, y être représenté.
En effet, en cas d’empêchement ou d’impondérable, il est tout à fait possible pour un copropriétaire de confier à quelqu’un d’autre – un ami, un membre de la famille, un proche, etc. – sa participation à l’assemblée générale : on parle alors de procuration, ou plus précisément d’une délégation de « pouvoir » à un mandataire. Comment cela fonctionne ? Nous vous expliquons tout.
Pouvoir en assemblée générale de copropriété : définition
Bien qu’il ne soit pas obligatoire pour un copropriétaire de participer aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires, on considère qu’il est généralement préférable d’y être présent. En effet, cela vous permet à la fois d’être au courant de l’actualité de votre copropriété, ainsi qu’acteur des décisions relatives à cette dernière. Or, en cas d’empêchement ou d’impondérable, il peut arriver qu’un copropriétaire ne puisse être présent à la date et aux lieux prévus pour l’assemblée générale.
Pour remédier à ce cas de figure, la loi du 10 juillet 1965 a donc prévu pour les copropriétaires absents la possibilité de confier à une tierce personne le soin de les représenter le jour J. Cette loi précise en effet que « Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. »
On dit alors que copropriétaire donne un « pouvoir » à cette tierce personne, qui débattra et votera en son nom lors des délibérations, le jour de l’assemblée générale, et ce pour toutes les décisions inscrites à l’ordre du jour, quelle que soit leur nature — y compris, donc, l’élection du conseil syndical ou le vote de travaux exceptionnels.
Pouvoir et vote par correspondance, quelle différence ?
Le fait de confier ses pouvoirs ne constitue pas la seule alternative à une participation en bonne et due forme à l’assemblée générale. Le copropriétaire ne pouvant participer physiquement à une AG dispose également d’une possibilité de voter par correspondance. Depuis l’arrêté du 2 juillet 2020, la loi impose en effet que toute convocation à une AG contienne un formulaire de vote à distance.
Pour appliquer ce droit, le copropriétaire doit simplement remplir cette feuille de vote, en inscrivant son choix de réponse (« Oui » ou « Non ») pour les différentes résolutions à l’ordre du jour. Il convient ensuite de renvoyer ce formulaire au syndic (de préférence par courrier postal avec avis de réception), qui doit le recevoir au plus tard 3 jours avant l’assemblée générale.
L’avantage du vote par correspondance est que vous gardez le contrôle sur votre vote, là où un mandataire vote en votre nom, sans garantie qu’il ne respecte votre choix, et sur la seule base d’une confiance mutuelle. En revanche, le vote par correspondance présente un inconvénient par rapport au fait de confier ses pouvoirs à un mandataire, en ce que vous ne serez pas représenté lors des débats et délibérations précédant le vote. Or, si vous tenez à assister, voire à contribuer à ces échanges, il est préférable qu’une personne se fasse votre porte-parole à cette occasion.
Qui peut recevoir un mandat pour représenter un copropriétaire ?
La loi de 1965 est très souple en la matière, et permet au copropriétaire de désigner librement la personne de son choix en tant que mandataire, et ce qu’elle soit ou non copropriétaire de l’immeuble. Vous pouvez donc demander à l’un des autres copropriétaires assistant à l’assemblée générale, mais également à votre conjoint, à un membre de votre famille, ou à toute autre personne extérieure à la copropriété, et en qui vous avez confiance.
La loi pose tout de même une limite, sous la forme d’une interdiction de désigner comme mandataire tout membre de l’entourage du syndic de copropriété. Cette notion d’entourage inclut naturellement le syndic lui-même, ainsi que son conjoint, ses parents, ses enfants, sa belle-famille, mais aussi toute tierce personne travaillant avec lui ou pour lui, et tout membre de la famille de cette tierce personne, pour finir.
Une autre contrainte à avoir en tête lors de la mise en place de votre procuration : un mandataire ne peut, à lui seul, posséder plus de trois pouvoirs. La seule exception à cette règle se trouve dans le cas où le total des pouvoirs représente moins de 10 % des votes, auquel cas le mandataire peut conserver plus de 3 droits de vote.
Comment donner une procuration pour une AG de copropriété ?
La convocation à l’assemblée générale inclut généralement un formulaire de pouvoir. C’est ce document que vous devez remplir, en indiquant le nom et le prénom de votre mandataire. Vous confiez ensuite le formulaire à ce dernier, qui le présentera aux organisateurs le jour de l’assemblée générale, ou qui l’enverra au préalable, par mail ou par courrier, au syndic de copropriété.
Le jour J, c’est donc votre mandataire qui signera en votre nom la feuille de présence. Le syndic, pas plus qu’aucun des copropriétaires présents, ne peut s’opposer à la présence de celui-ci, tant qu’il ou elle dispose du pouvoir dûment rempli et signé. Le mandataire votera également en votre nom à toutes les résolutions.
Pour rappel, aucune loi n’impose au mandataire de suivre les consignes de vote que vous lui avez confiées, et ce même si celles-ci ont été renseignées de manière écrite, préalablement à la tenue de l’assemblée générale. C’est pourquoi le choix de votre mandataire doit se faire précautionneusement : faites appel à une personne de confiance, qui saura respecter vos intentions de vote en toutes circonstances, et qui défendra vos intérêts de manière juste et honnête.
Notre modèle de pouvoir pour une assemblée générale
Pour être considérée comme conforme, le document de procuration que votre mandataire remet au syndic doit spécifier de manière précise : la date du jour de signature ; la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale pour laquelle le mandataire obtient procuration ; le motif de la procuration ; les noms, prénoms et adresse du mandataire ; le nombre de voix que vous lui déléguez (en millièmes ou en tantièmes) ; et votre signature.
Il n’est pas obligatoire d’énumérer la liste des pouvoirs que vous conférez à votre mandataire : habituellement, la mention « Bon pour pouvoir » s’avère suffisante. Il n’est pas non plus obligatoire de transmettre ce document en amont, mais il est toujours préférable de le faire, si possible en recommandé, pour vous assurer que le syndic ait bien reçu tous les éléments.
Si vous souhaitez vous assurer de la totale conformité de votre pouvoir, le plus simple est encore de recourir à un modèle prérempli, tel que celui que nous vous proposons ci-dessous. Renseignez simplement les informations vous concernant ainsi que les coordonnées de votre mandataire, et vous n’avez plus qu’à imprimer le document prêt à l’emploi !