Les obligations du syndic sont définies dans la loi du 10 juillet 1965 et les textes successifs tel que la loi Alur ou la loi Elan. Son rôle est avant tout d’organiser la « vie démocratique » de la copropriété, mais aussi de veiller au respect de la vie en collectivité.
1. Assurer la bonne conservation de l’immeuble
L’une des principales missions du syndic est de conserver, garder et entretenir l’immeuble en bon état. Il peut à ce titre effectuer les petites réparations et les travaux d’entretien courant sans avoir à convoquer l’assemblée générale. À ce titre, il tient à jour le carnet d’entretien de l’immeuble. Il dispose d’un budget spécifique voté à l’assemblée.
Le syndic est également chargé d’engager les travaux plus importants votés par le syndicat des copropriétaires, de suivre leur exécution et de les réceptionner. En cas de malfaçons, il met en œuvre la garantie dommages-ouvrage.
Depuis la loi pour la transition énergétique de 2015 et la loi Alur, il est responsable de la constitution d’un fonds de travaux pour financer la rénovation des immeubles très énergivores.
2. Établir le budget prévisionnel de la copropriété
Le syndic a la responsabilité d’élaborer le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical. Il sera voté à l’assemblée générale annuelle en même temps que la présentation des comptes de la copropriété à la fin de chaque exercice. La majorité simple est requise.
Parmi ses autres tâches, il règle les factures et verse les salaires éventuels. Il tient à jour la comptabilité de la copropriété dans le livre journal où sont recensées les opérations comptables par ordre chronologique et le grand livre des comptes où les opérations sont regroupées par poste de dépense. Il est également chargé d’envoyer les appels de fonds pour la collecte des charges auprès des copropriétaires et de gérer les impayés.
Depuis la loi Alur, le syndic doit ouvrir un compte bancaire gratuitement au nom du syndicat des copropriétaires dès lors que la copropriété compte plus de quinze lots.
3. Organiser l’assemblée générale des copropriétaires
Le syndic s’occupe de convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale annuelle. Il établit l’ordre du jour en partenariat avec le Conseil syndical qui a légitimement le droit d’y faire porter des questions. Mais il veillera à ce que toute autre question ne puisse être abordée au cours de l’assemblée.
Après l’assemblée générale des copropriétaires, il est chargé de la rédaction du procès-verbal récapitulant toutes les décisions prises. Il doit le transmettre à tous les copropriétaires dans un délai d’un mois maximum.
Une assemblée générale extraordinaire peut également être convoquée si la demande émane d’au moins 25 % des copropriétaires. Pour la réunir, le syndic doit être informé par lettre recommandée avec accusé de réception.
4. Veiller à l’exécution des résolutions votées en AG
Le syndic fait exécuter les délibérations de l’assemblée générale des copropriétaires en respectant les délais mentionnés. En effet, les décisions votées à la majorité des articles 25 ou 26 sont exécutoires à l’issue d’un délai de recours (art 42 de la loi du 10 juillet 1965). Les copropriétaires qui ont voté contre ou qui étaient absents à l’assemblée générale peuvent déposer un recours en annulation pendant deux mois suivant la notification du procès-verbal.
En cas de non-exécution, le syndic court le risque d’être révoqué par le syndicat des copropriétaires. La révocation sera inscrite à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale par le syndic lui-même. Au cours de cette même assemblée, un nouveau syndic sera choisi.
5. Faire respecter le règlement de copropriété
Le syndic veille à ce que le règlement de copropriété soit respecté par tous les occupants, copropriétaires et locataires. Il dispose de plusieurs moyens de pression en cas de difficultés avec un contrevenant :
- la mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception pour lui exposer les faits reprochés ;
- l’intervention d’un huissier pour faire constater les troubles ;
- l’application des causes pénales prévues au règlement de copropriété ;
- la procédure d’urgence en référé.
Une des missions du syndic est par ailleurs de représenter, par mandat, le syndicat des copropriétaires devant la justice.
6. Apporter du conseil aux copropriétaires
Le syndic a une obligation de conseil auprès des copropriétaires. Sa responsabilité est engagée en cas de manquement. Il doit par exemple signaler si une résolution votée en assemblée est illicite en regard du règlement de copropriété, attirer l’attention sur un changement de normes, signaler un problème technique obligeant la copropriété à engager des travaux, une consommation inhabituelle d’eau, etc. Il doit également sensibiliser le syndicat des copropriétaires aux nouvelles lois. Par exemple, les copropriétaires sont obligés d’améliorer la performance énergétique du bâti à partir de 2013. Sont concernés les logements consommant plus de 330 kW/m2/an. Cette disposition implique des travaux d’isolation de la toiture ou des façades.
7. Partager et transmettre les documents de la copropriété
L’ensemble des documents de la copropriété doivent être partagés par l’ensemble des copropriétaires. Cela concerne notamment le règlement de copropriété, la fiche synthétique, le carnet d’entretien, les diagnostics techniques, les contrats (assurance, travaux, entretien, syndic) et les procès-verbaux des assemblées générales. Depuis le 1er juillet 2020, le syndic doit les mettre à leur disposition via un extranet copropriété sécurisé. Outre ces documents, chaque copropriétaire doit pouvoir disposer de ceux qui concernent son propre lot (compte individuel après approbation des comptes, montant des charges, part du fonds travaux rattaché à son lot, avis d’appels de fonds). Le conseil syndical doit pouvoir également consulter à tout moment les balances générales, les relevés de charges et produits de l’exercice échu, les relevés bancaires, les assignations en justice, la liste des copropriétaires, la carte professionnelle du syndic et son attestation de responsabilité civile.
8. Souscrire une assurance RC copropriétaires
Le syndic a l’obligation de souscrire au nom de l’immeuble toutes les assurances votées en assemblée générale. Depuis la loi Alur, toute copropriété doit être couverte au minimum par une assurance de responsabilité civile. Le syndic devra produire à l’assureur un état des sinistres éventuellement survenus au cours des trois dernières années. En cas de sinistres dans les parties communes, il incombe au syndic de déclarer le sinistre à l’assureur. Il supervisera aussi la remise en état.