Document obligatoire depuis la loi SRU, le carnet d’entretien de la copropriété regroupe tous les éléments concernant la gestion de l’immeuble. Il est créé et mis à jour par le syndic de copropriété et peut être consulté à tout moment par les copropriétaires.
Le carnet d’entretien de la copropriété, qu’est-ce que c’est ?
Le carnet d’entretien de la copropriété, c’est un document qui réunit toutes les informations relatives à une copropriété d’immeuble, voire de plusieurs immeubles.
Selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, définissant les statuts de la copropriété en immeuble, ce carnet d’entretien est obligatoire. Il revient au syndic de copropriété, qu’il soit bénévole ou privé, de le créer et de le mettre à jour. La tenue du carnet fait partie de ses obligations et ne nécessite donc aucune rémunération supplémentaire de la part des copropriétaires.
Si la copropriété est une résidence composée de plusieurs bâtiments distincts, on distingue deux cas de figure :
- Tous les immeubles sont gérés par un seul syndic qui disposera d’un carnet à plusieurs onglets (un pour chaque bâtiment).
- Chaque bâtiment est géré par un syndic différent et dispose donc de son propre carnet d’entretien de la copropriété. Toutefois, un carnet principal veillera à regrouper les informations sur les parties communes à tous les copropriétaires afin qu’elles ne se perdent pas.
Que contient le carnet d’entretien copropriété ?
Le contenu de ce carnet a été fixé par le décret du 30 mai 2001 de la loi SRU (Solidarité et Renouvellement Urbain). Il comporte désormais les éléments suivants :
- L’adresse de la copropriété.
- L’identification du syndic qui la gère.
- La notification des travaux concernant l’immeuble. Ce peut être des ravalements, des embellissements, des rénovations, des changements relatifs au chauffage, la tuyauterie, l’ascenseur, etc. Il sera également mentionné toutes les dates des travaux avec les références de toutes les entreprises prestataires.
- Les contrats de maintenance des équipements collectifs avec, pour chacun, la mention de la date d’échéance.
- Les contrats d’assurance de l’immeuble, que ce soit en responsabilité civile ou en dommage ouvrage, et l’indication de leur date d’échéance.
- Le diagnostic technique global (DTG) de l’immeuble qui renseigne sur l’état général de l’immeuble et les travaux préconisés.
- Le programme pluriannuel de travaux (PPT) à venir, décidé en assemblée générale de copropriétaires.
- Ainsi que toute information complémentaire devant être portée à la connaissance des copropriétaires et qui sera votée lors de leur assemblée générale.
Comment est utilisé le carnet d’entretien de la copropriété ?
Le carnet d’entretien est en premier lieu un document qui centralise toutes les informations relatives à la copropriété. Cela permet un meilleur suivi de son entretien et de ses réparations quand il y en a.
C’est également un outil facilitant la prise de décision et qui sert à communiquer les décisions prises en assemblées de copropriétaires à toutes les personnes concernées, mais aussi aux entreprises qui ont été sollicitées pour travailler sur la copropriété.
Enfin, il peut faire office de preuve en cas de litige entre les différents intervenants : syndic, entreprises ou copropriétaires.
Lorsque l’assemblée de copropriétaires désigne un nouveau syndic, le syndic sortant doit impérativement remettre le carnet à jour au syndic entrant. Charge à ce dernier de conserver l’historique de toutes les informations qui lui auront été délivrées.
Comment consulter le carnet d’entretien de copropriété ?
Le carnet d’entretien copropriété est consultable par n’importe quel copropriétaire qui en fait la demande. On peut désormais obtenir ce carnet de façon dématérialisée, grâce à un accès en ligne. Le copropriétaire qui le souhaite peut même en recevoir une copie à ses frais.
Le carnet d’entretien d’une copropriété peut être également transmis aux candidats à l’acquisition d’un bien dans l’immeuble afin que ceux-ci sachent à quoi ils s’engagent (état de vétusté de la copropriété, calendrier de travaux, coûts, etc.).
Depuis 2014, une copie du carnet d’entretien de la copropriété est même jointe à la promesse de vente d’un bien ainsi qu’à la signature de l’acte de vente.
Obligations légales concernant le carnet d’entretien de copropriété
Le carnet d’entretien de copropriété doit être soigneusement à jour. Tout manquement pourra faire l’objet d’une plainte auprès du tribunal dont dépend l’immeuble. Le syndic engage donc sa responsabilité civile en cas de mauvaise tenue du carnet.
Si par exemple un acquéreur n’a pas eu accès au carnet d’entretien de copropriété ou a consulté un document non exhaustif, s’il estime ne pas avoir été correctement informé de l’état de la copropriété où il achète son bien, il peut faire annuler la vente, ou demander une décote du bien. Précisions qu’il existe un délai de prescription de cinq ans pour toute action à l’encontre d’un syndic de copropriété.
Le manquement à l’obligation de tenir à jour un carnet d’entretien de copropriété peut également entraîner la révocation du syndic, laquelle sera décidée lors d’une assemblée générale de copropriétaires.