L’assemblée générale des copropriétaires est le temps fort de la vie de l’immeuble chaque année, et le PV de l’AG est donc à ce titre un document primordial. Il est extrêmement codifié et doit retranscrire de manière exhaustive les débats menés lors de la séance.
1. Le compte rendu écrit de l’AG
Le PV de l’assemblée générale des copropriétaires retrace l’ensemble du déroulement de la réunion. Il doit respecter le formalisme fixé par le décret n°67-223 du 17 mars 1967 (article 17). Cela commence par la date, le lieu et les horaires d’ouverture et de clôture de l’AG, mais aussi l’ensemble des résolutions et même les questions débattues et ne figurant pas à l’ordre du jour. Pour chaque prise de décision, le PV doit indiquer :
- le résultat du vote ;
- les noms et nombres de voix des copropriétaires opposés à la décision ;
- les réserves formulées sur la régularité des décisions par les opposants ;
- les éventuels incidents techniques ayant empêché des copropriétaires à distance de se prononcer lors du vote.
La feuille de présence doit par ailleurs être annexée au PV de l’assemblée générale des copropriétaires archivé par le syndic.
2. Le PV peut (et même doit) être digitalisé
Le procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires peut être notifié et conservé dans un registre au format papier ou électronique. Dans tous les cas, le document doit être accessible sur l’extranet de la copropriété, puisque ce dernier doit héberger les trois derniers PV d’AG ayant amené à se déterminer sur les comptes de l’immeuble. En revanche, aucune obligation de mettre à disposition les annexes des PV d’assemblée générale sur l’extranet.
Dans le cas d’une notification par voie électronique, un simple mail suffit.
3. Des délais pour la réalisation et la notification par le syndic
Le syndic de la copropriété dispose d’un délai d’un mois pour adresser le PV de l’assemblée générale aux copropriétaires opposants ou défaillants. Cela comprend :
- les copropriétaires qui se sont prononcés contre une résolution adoptée ;
- les copropriétaires qui se sont prononcés pour une résolution rejetée ;
- les copropriétaires ni présents, ni représentés lors de l’AG.
Il a par ailleurs huit jours pour faire signer le document par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs.
Si la notification est adressée par voie postale, le PV de l’assemblée générale doit faire l’objet d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Un avis électronique conforme au décret 2020-834 de juillet 2020 sera également toléré.
Si l’assemblée générale n’a pas permis de désigner les membres du conseil syndical, le délai d’un mois pour la notification du PV de l’AG s’impose pour l’envoi à l’ensemble des copropriétaires.
A savoir : aucune sanction n’est prévue contre le syndic en cas de dépassement du délai d’un mois pour l’envoi du PV de l’AG.
4. Un document crucial pour la formulation d’un recours contre une décision
C’est à partir de la réception du procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires que court le délai de recours contre une décision prise en AG. Le copropriétaire opposant ou défaillant dispose alors de deux mois pour se manifester et contester en arguant une irrégularité. Il devra pour cela saisir le tribunal judiciaire du lieu où se trouve l’immeuble, en présence d’un avocat, et intenter une action contre le syndicat des copropriétaires en avançant les frais de procédure. S’il obtient raison, il pourra obtenir l’annulation de la décision (voire de l’assemblée générale dans son ensemble) ainsi que des dommages et intérêts le cas échéant.
5. Des motifs de contestation sur la forme et le fond
La contestation d’une décision votée en assemblée générale des copropriétaires peut viser une irrégularité dans la procédure, comme par exemple un vote à la mauvaise majorité. Le PV de l’assemblée générale en lui-même peut être la cible d’un copropriétaire opposant ou défaillant. Un cas classique est l’absence de la mention de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, indiquant le délai de contestation. Mais cet oubli dans le PV ne pourra pas être utilisé pour annuler l’ensemble des décisions prises lors de la réunion. Il ne permettra que de porter le délai de contestation à 5 ans. Par ailleurs, la notification tardive du PV, au-delà du délai ramené à un mois par la loi ELAN, n’est pas considérée comme un motif recevable. Une irrégularité dans la convocation de l’AG se prête davantage à ce type de procédure.
6. Le PV ne doit être systématiquement affiché dans les parties communes
Le syndic de la copropriété n’est contraint par la loi à afficher le PV de l’assemblée générale des copropriétaires que dans un cas particulier : lorsque des décisions portent sur les conditions d’occupation de l’immeuble. Cela peut concerner la maintenance et l’entretien de l’immeuble, les décisions relatives aux travaux, diagnostics et études techniques, ou encore la présence de prestataires. En revanche, certaines décisions de l’AG ont interdiction d’être affichées, comme le renvoi d’un employé d’immeuble, des informations relatives à un contentieux ou une saisie immobilière ou les prestations de gestion du syndic.
Néanmoins, le syndic de la copropriété peut privilégier la distribution d’une copie dans les boîtes aux lettres des occupants de l’immeuble à l’affichage public dans les parties communes, notamment lorsque ce dernier est impossible.
7. Un document d’importance lors d’une transaction immobilière
Dans le cadre d’une vente immobilière, le vendeur a l’obligation de transmettre à l’acquéreur des documents relatifs à la copropriété et notamment les PV des assemblées générales des copropriétaires des trois dernières années. La seule condition l’exonérant de cette obligation est que l’acheteur potentiel possède déjà un lot dans la copropriété en question. Ces documents vont en effet informer l’acquéreur sur l’entretien et la bonne gestion de l’immeuble, en ayant connaissance des travaux entrepris ou envisagés, ou encore des conflits existants. Outre ces PV, le vendeur doit aussi communiquer le pré-état daté, le règlement de copropriété, la fiche synthétique de l’immeuble ou encore le diagnostic technique global (DTE).