La gestion locative est une activité très chronophage. La location d’un logement implique en effet de nombreuses tâches tant sur le plan administratif que technique, juridique et fiscal. En les confiant à un administrateur de biens, le bailleur s’octroie davantage de sérénité. Et si cela représente un coût, c’est aussi et surtout un levier d’optimisation de la rentabilité de son investissement ! Il devra pour cela s’engager par la signature d’un mandat de gestion locative.
1. Un engagement pour une durée déterminée
Le mandat de gestion locative est le contrat qui lie les deux parties : l’administrateur de biens et le propriétaire-bailleur. La loi précise que sa durée est limitée à trente ans. Dans les faits, elle est généralement fixée à trois ans voire neuf en cas de défiscalisation.
La loi Chatel protège le bailleur en matière de tacite reconduction. Elle oblige le mandataire à l’informer de cette possibilité bien avant la fin de la période, entre trois mois et un mois minimum avant le terme.
De son côté, le bailleur conserve le droit de résilier à tout moment par courrier recommandé avec accusé de réception le mandat de gestion locative à condition de respecter un délai de préavis de 3 mois.
Le mandat de gestion locative est établi en deux exemplaires signés par les parties. Il engage l’administrateur de bien à gérer le patrimoine qui lui est confié.
2. L’administrateur de biens doit détenir une carte professionnelle
La loi Hoguet est très claire sur le sujet : seuls les titulaires d’une carte professionnelle peuvent proposer ce service et donc signer un mandat de gestion locative. Délivrée par la Chambre de commerce et d’industrie tous les trois ans, elle doit comporter impérativement la mention « gestion immobilière ». L’objectif est de garantir aux bailleurs que le mandataire est compétent, qu’il dispose d’une garantie financière suffisante et qu’il bénéficie d’une garantie responsabilité civile.
Dans le même esprit, le mandat de gestion locative doit contenir un certain nombre de mentions légales :
- la raison sociale du professionnel ;
- la commune de la préfecture où a été délivrée la carte professionnelle ;
- la preuve de son adhésion à une caisse de garantie financière ;
- ses missions ;
- ses honoraires.
Le mandat numéroté est ensuite inscrit au registre des mandats de l’administrateur de biens.
3. Recherche du locataire et gestion du bail de location
La première mission de l’administrateur de biens immobiliers est de trouver un locataire. Ses prestations mentionnées dans le mandat de gestion locative comprennent :
- la diffusion d’une annonce ;
- l’organisation des visites ;
- l’étude de la solvabilité des candidats.
Le cas échéant, il évaluera la nécessité de demander un garant.
Il est chargé ensuite de rédiger le bail de location. En location vide, sa durée est de 3 ans renouvelable automatiquement pour une durée identique et selon les mêmes conditions. La durée des baux meublés est réduite à 1 an, voire 9 mois si le locataire est étudiant. En l’absence de congé, il est reconduit tacitement selon les mêmes modalités.
Le bail décrit les caractéristiques du bien et fixe le montant du loyer mensuel et du dépôt de garantie. La signature du mandat de gestion locative permet au mandataire de remettre le logement à la location en cas de vacance. Il n’est pas nécessaire de signer un nouveau contrat.
4. États des lieux d’arrivée et de sortie
Autre mission de l’administrateur stipulée dans le mandat de gestion locative, la réalisation – obligatoire depuis la loi du 6 juillet 1989 – d’un état des lieux à l’entrée dans le logement et à la sortie. La restitution du dépôt de garantie dépend de ce document.
Cette procédure est très minutieuse dans la mesure où elle décrit par le menu l’état du logement avant la remise des clés au locataire. Depuis la loi Alur de 2014, une grille de vétusté permet de déterminer le degré d’usure naturelle des équipements et des matériaux du logement. Par ailleurs, les problèmes relatifs au chauffage peuvent être signalés tout au long du premier mois de chauffe.
Au départ du locataire, l’état des lieux à l’entrée sera confronté à l’état du logement à la sortie. En cas de dégradations constatées, l’administrateur de bien mandaté évaluera la responsabilité du locataire. Il est alors possible que le dépôt de garantie serve en partie à réparer ce qui doit l’être.
Les états des lieux font l’objet d’une facturation à part. Une partie est payée par le locataire, l’autre par le bailleur. Depuis le 15 septembre 2014, les frais dus par le locataire sont plafonnés à 3€/m². La loi stipule que les honoraires facturés au bailleur ne peuvent être supérieurs. En revanche, l’état des lieux de sortie est gratuit pour le locataire, sauf s’il ne peut être fait à l’amiable et doit être fait par un huissier.
5. Perception des loyers et gestion des impayés
L’administrateur du bien perçoit les loyers et les provisions pour charges. Il est mandaté pour réviser le loyer à la date anniversaire du bail selon l’indice du coût de la construction ou l’indice de référence des loyers en vigueur en fonction de la nature du bien. En cas d’impayé, il gère les relances et les éventuelles procédures contentieuses.
Il envoie les quittances de loyer au locataire ainsi qu’un rapport de gérance au propriétaire. Il peut être également chargé de verser les charges et les appels de fonds au syndic de copropriété. En fin d’année, une autre obligation s’applique au mandataire : envoyer la régularisation annuelle des charges au locataire.
6. Gestion des travaux et sinistres
L’entretien du logement est assuré par l’administrateur du bien dans le cadre du mandat de gestion locative. Concrètement, cela signifie qu’il est chargé de contacter les entreprises pour obtenir un devis et qu’il met en œuvre les travaux nécessaires avec l’accord du propriétaire. Il en assure le suivi.
Sa mission de conseil l’amène à accompagner le propriétaire pour les travaux touchant à sa mise en conformité, l’amélioration ou la valorisation de son bien (travaux de rénovation énergétique par exemple).
7. Aide à la déclaration fiscale des revenus locatifs
Le mandat de gestion locative ne se limite pas à la relation avec le locataire. L’administrateur du bien intervient sur le plan fiscal pour alléger la déclaration du propriétaire. Ainsi, il doit informer l’administration fiscale des entrées et sorties de locataire dans le but de lui permettre de mettre à jour les données relatives à la taxe d’habitation.
Il collecte auprès du locataire la taxe des ordures ménagères à partir de la taxe foncière du propriétaire. Elle peut être généralement intégrée aux charges mensuelles. Il procède alors au calcul de la différence entre les charges acquittées et les provisions de charge en fin d’année.
Enfin, les revenus fonciers sont soumis à l’impôt. Selon les prestataires, un formulaire dressant la synthèse des sommes à déclarer rubrique par rubrique est envoyé au propriétaire.